Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Samordnare för bokning av möten
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Samordnare för bokning av möten som är organiserad, kommunikativ och effektiv i att hantera olika schemaläggningsuppgifter. Rollen innebär att planera, koordinera och administrera möten för att säkerställa att alla parter är informerade och att scheman hålls. Du kommer att fungera som en central kontaktpunkt för både interna och externa intressenter, hantera kalenderbokningar, påminnelser och eventuella ändringar. Det är viktigt att du har god förmåga att prioritera och lösa problem snabbt för att undvika schemakonflikter. Rollen kräver också att du arbetar nära med olika avdelningar för att förstå deras behov och säkerställa att möten är produktiva och välorganiserade. Vi värdesätter en person som är noggrann, proaktiv och har en positiv inställning till kundservice och samarbete. Erfarenhet av administrativa system och digitala kalenderverktyg är meriterande. Om du trivs i en dynamisk miljö och vill bidra till effektiv kommunikation och planering, är detta en utmärkt möjlighet för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Planera och boka möten för olika avdelningar och klienter.
- Hantera och uppdatera digitala kalendrar och scheman.
- Kommunicera med interna och externa parter för att bekräfta mötestider.
- Koordinera mötesrum och teknisk utrustning vid behov.
- Skicka påminnelser och följa upp eventuella ändringar eller avbokningar.
- Lösa schemakonflikter och föreslå alternativa tider vid behov.
- Dokumentera och rapportera mötesrelaterad information till berörda parter.
- Samarbeta med team för att optimera mötesprocesser och effektivitet.
Krav
Text copied to clipboard!- Tidigare erfarenhet av schemaläggning eller administrativt arbete.
- God kommunikationsförmåga i tal och skrift på svenska.
- Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt och prioritera effektivt.
- Erfarenhet av digitala kalenderverktyg som Outlook eller Google Kalender.
- Noggrannhet och uppmärksamhet på detaljer.
- Flexibilitet och problemlösningsförmåga vid schemaläggningsutmaningar.
- God samarbetsförmåga och serviceinriktad attityd.
- Grundläggande datorkunskaper och vana vid kontorsprogram.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Hur hanterar du en situation där två viktiga möten krockar i schemat?
- Vilka digitala verktyg har du erfarenhet av för mötesschemaläggning?
- Hur säkerställer du att alla parter är informerade om mötesändringar?
- Kan du ge exempel på hur du har förbättrat en schemaläggningsprocess tidigare?
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter när du har flera möten att boka?
- Hur hanterar du stressiga situationer med många samtidiga bokningar?
